Références

10/06/09
Mut'Est s'appuie sur Effisoft pour mettre en oeuvre son contrôle interne exigé par l'ACAM.

MUTESTEffisoft, éditeur de solutions de gestion des risques pour les professionnels de l’assurance, accompagne Mut’Est dans l’industrialisation de sa politique de contrôle interne.

La mutuelle, dont le siège se situe à Strasbourg, protège une population de 85 000 familles (150 000 personnes),principalement sur la région Alsace-Moselle, mais aussi dans le reste de la France. Mut’Est s’est spécialisée dans la complémentaire santé, la prévoyance et le régime obligatoire d’assurance maladie.

Pour se conformer aux obligations réglementaires fixées par l'Autorité de Contrôle des Assurances et Mutuelles (ACAM) qui exige de chaque mutuelle un rapport annuel sur le contrôle interne, Mut’Est décide de repenser son mode de traitement historique.
En effet, l'usage de simples outils bureautiques ne satisfaisait plus la mutuelle Mut'Est. Cette pratique artisanale fait en effet perdre beaucoup de temps et est susceptible de provoquer des erreurs, notamment à cause des redondances de saisies. De plus, les outils bureautiques sont insuffisamment sécurisés.

Dans ce contexte, Michel WERMELINGER, Secrétaire Général de Mut’Est, opte pour une industrialisation du processus de contrôle interne et s’oriente vers une solution informatique dédiée.
Le périmètre du projet couvre aussi bien les aspects liés à la situation financière, aux conditions d’exploitation, au mode de fonctionnement, à la gouvernance, à l’évaluation des engagements (provisionnement, solvabilité…), à l’information des adhérents, à la lutte contre le blanchiment des capitaux, etc…

L’objectif est de fournir un ensemble de processus organisés, formalisés, permanents pour permettre la réalisation et l’optimisation des opérations de la mutuelle, fiabiliser les informations financières et enfin se conformer à la réglementation.
Afin de garantir le succès de ce vaste projet, différents correspondants (Directeur opérationnel, Responsable Complémentaire Santé, Chef de projet Informatique, DAF, Actuaire, Juriste, RH, Responsable Relation Clients…) et administrateurs élus de la mutuelle (pour la participation à l’évaluation des risques) ont été associés à sa mise en œuvre.

Après avoir consulté les différents fournisseurs du marché, la solution VALDYS éditée par Effisoft est sélectionnée par Mut’Est.
«Les avantages de la solution VALDYS sont nombreux», explique Michel WERMELINGER. « Les techniques utilisées sont tout d’abord très astucieuses. La base de données relationnelle permet ensuite l’indexation et la sécurité des données.La maturité de la solution n’est plus à démontrer : VALDYS est déployée avec succès chez de nombreuses mutuelles et institutions de prévoyance. La philosophie de la solution, enfin, mêle intelligemment le logiciel et la prestation d’accompagnement pour permettre aux utilisateurs d’être autonomes en très peu de temps».

En s’appuyant sur VALDYS, Mut’Est a pu pallier à la lourdeur et au manque d’unification liés à l’usage des outils bureautiques (redondance des saisies, pas d’interfaçage des différents outils, pas de base de données digne de ce nom, sécurité).
De plus, le positionnement tarifaire compétitif a également constitué un élément important. 

«En termes de délais, la solution est également d’une efficacité redoutable», renchérit Michel Wermelinger.
« Le projet VALDYS a démarré en septembre 2008. La formation s’est déroulée en 3 séries de 3 jours, puis nous sommes passés à l’alimentation du logiciel courant octobre, de manière à pouvoir produire et livrer le rapport annuel sur le contrôle interne à l’ACAM le 21 novembre». 

Effisoft a également joué un rôle important pour faire en sorte que les bonnes pratiques de description ou de cotation des risques soient partagées par l’ensemble des collaborateurs concernés.
La répartition en trois séquences espacées de plusieurs semaines a favorisé une appropriation du logiciel et de la méthode. 

Concrètement la mise en œuvre de VALDYS a permis :
> de mettre en place un dispositif permanent de contrôle interne adapté aux exigences réglementaires,
> d’automatiser la production d’un rapport annuel sous la responsabilité du Conseil d’Administration,
> de déployer une véritable culture du contrôle interne et des risques auprès des collaborateurs,
> de décloisonner l’accès à l’information,
> de responsabiliser les collaborateurs et de garantir une plus grande transparence.

Désormais, des réflexions sont lancées concernant la gestion des incidents. En effet, VALDYS permettra bientôt de mixer une approche risques et une approche « incidents » de façon à affermir la vision prospective par une vision terrain.