Références

Basé au Royaume-Uni, Petrofac est l’un des principaux fournisseurs internationaux de services pour l’industrie du pétrole et du gaz. Le groupe aide ainsi ses clients à extraire la valeur de leurs actifs énergétiques. Depuis 36 ans, le succès ne s’est jamais démenti et Petrofac possède aujourd’hui 31 bureaux dans le monde pour environ 13 500 employés.

En juin 2015, le département Risk Management a sélectionné Webrisk pour améliorer le processus de collecte annuelle des valeurs.
L’interview qui suit date de début 2017. Robert McNiff, Head of Insurable Risk chez Petrofac, y fait un retour d’expérience sur la mise en œuvre du SIGR Webrisk au sein du groupe et explique comment ses équipes et celles d’Effisoft ont collaboré sur ce projet.

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Vous utilisez principalement votre SIGR pour la collecte des valeurs. Comment procédiez-vous auparavant ?

Le processus de collecte des valeurs pour le renouvellement des programmes d’assurances était effectué à l’aide de feuilles de calculs et de questionnaires sous Word. Il était donc difficile de coupler efficacement les informations que nous voulions. De plus, il arrivait fréquemment que les correspondants locaux chargés de saisir les différentes informations ajoutent des colonnes à leur feuille de calcul ou modifient la structure du fichier. En conséquence, la consolidation de toutes les données recueillies représentait une perte de temps considérable et leur analyse était tout sauf automatique !

Vous-avez donc pris la décision de déployer un Système d’Information de Gestion des Risques (SIGR) ?

Reconnaissant la nécessité de recourir à un véritable outil structuré, nous nous sommes d’abord appuyés sur un système développé par notre courtier d’assurance. Bien qu’il s’agisse d’une réelle amélioration par rapport à nos feuilles de calculs, cette solution s’est rapidement révélée trop rigide et manquait de flexibilité pour s’adapter à nos besoins. C’est devenu encore plus flagrant (et pénalisant) lors du projet de mise en œuvre. Au final, nous étions toujours obligés de retraiter les données pour pouvoir les exploiter.
Le respect des délais est crucial pour une campagne de collecte des valeurs et ces retraitements non prévus ont occasionné des retards dans notre calendrier de renouvellement.
Nous étions donc loin d’avoir atteint les bénéfices escomptés !

Ensuite, vous avez rencontré Effisoft.

Il fallait remplacer notre système. Effisoft nous a été décrit comme un fournisseur potentiel par notre principal courtier lors de la conférence annuelle de l’AIRMIC en Juin 2015. Nous avons organisé une démonstration de leur SIGR Webrisk au sein de leurs locaux et nous avons immédiatement été impressionnés par leur logiciel. Suivant la recommandation d’un de leurs clients, nous nous sommes rapidement décidés afin de disposer de Webrisk pour notre campagne suivante.
Les délais que nous leur avons imposés pour la création de notre nouveau portail de gestion des risques et de collecte des valeurs étaient très serrés, avec une livraison impérative en Octobre de la même année, mais ils ont heureusement été tenus.

Quels ont été les principaux changements observés ?

L’une des nombreuses choses que nous apprécions avec le logiciel Webrisk, c’est sa flexibilité et sa facilité d’utilisation. Non seulement cette solution répond à nos exigences, mais en plus, elle s’est révélée très intuitive pour l’utilisateur final et nous sommes désormais en mesure de consolider immédiatement les données saisies pour générer nos rapports et analyses centralisés.

Autre avantage : nous pouvons dorénavant préparer nos dossiers de renouvellements bien plus tôt que les années précédentes et, consécutivement, conclure des programmes d’assurance négociés à la juste valeur.

De plus, lors d’une collecte pour une entreprise internationale et diversifiée comme la nôtre, la traçabilité est essentielle. Nous avons besoin de savoir qui a saisi quelles informations et quand, qui relancer en cas de retard et qui « encourager »... Nous souhaitons également surveiller les progrès au fur et à mesure de la campagne.
Webrisk vérifie non seulement la saisie des données, de sorte que nous savons lorsque l’information est correcte ou non, mais il automatise également tout le processus et nous fournit une vision complète et en temps réel de l’avancement de la collecte.

Qu’avez-vous pensé de la collaboration avec Effisoft ?

La mise en œuvre s’est déroulée sans encombre. Je pense qu’elle n’a pas dû mobiliser mon équipe plus d’une dizaine de jours (et encore, par intermittence) sur une période de deux mois.
Depuis, toutes les évolutions que nous avons demandées ont été apportées et nous avons toujours bénéficié d’une assistance efficace de la part des équipes d’Effisoft. Nous apprécions tout particulièrement leurs conseils avisés qui s’appuient sur les expériences rencontrées avec leurs autres clients.

Pour finir, votre impression générale ?

Vous nous avez demandés d’être ouverts et honnêtes et nous nous efforçons de trouver quoi que ce soit de négatif à dire...
Webrisk fait exactement ce pour quoi il est prévu et nous comptons bien étudier d’autres modules du SIGR afin de déterminer comment ils pourraient eux aussi générer de la valeur ajoutée pour notre entreprise.

Je précise que nous avons un nouveau Directeur Financier et que notre département sort tout juste d’un audit interne qui s’est notamment intéressé à nos process et nos outils informatiques. Il était rassurant de pouvoir démontrer que nous maîtrisons parfaitement nos données ainsi que leur traçabilité.
Dans le contexte de la nouvelle loi sur l'assurance, c’est certainement une exigence qu’on retrouve dans tous les départements Risk Management et, en ce sens, nous recommandons Effisoft à tous ceux qui recherchent une solution.